Het voorjaar gaat weer beginnen en voordat je het weet is het weer zomer. Het is dé tijd dat je personeel op vakantie gaat. Zeker personeel met kinderen gaan bij voorkeur natuurlijk in het hoogseizoen op vakantie. Als werkgever moet je dan natuurlijk wel zorgen dat je er voldoende personeel is, zodat de zaak wel blijft draaien. Het is vooral een kwestie van een goede planning. Wij hebben een aantal tips voor je.

Bepaling van de minimale bezetting

Natuurlijk verschilt het per branche hoe druk het in de zomer is. Maar ongeacht de branche waarin jij actief bent, moet je vaststellen wat per afdeling en functie de minimale bezetting is in die periode. De ene branche zal het drukker hebben dan de andere. Je moet proberen om een inschatting te maken. Hiervoor kun je bijvoorbeeld naar vergelijkbare periodes in voorgaande jaren kijken.

Het klinkt misschien heel bureaucratisch maar het is wel erg belangrijk om een deadline voor het aanvragen van de vakantie in te stellen. Je moet namelijk een planning voor de vakantie maken en dat kan pas als al het personeel zijn vakantieaanvraag voor de zomer heeft ingediend.

Communiceer heel duidelijk dat dit schriftelijk en vóór de door jou gewenste datum moet zijn gebeurd. Als werkgever heb je dan nog twee weken om eventueel bezwaar tegen de aanvraag te maken. Daarna is de aanvraag voor de medewerker definitief. Wijs een vakantie alleen af als hier een heel zwaarwegende reden voor is.

Opstellen planning en inventariseren knelpunten

Op basis van alle aanvragen van je personeel kun je een planning voor de vakantie maken. Door het rooster in te vullen zie je aan de hand van de minimale bezetting direct waar eventuele knelpunten zich bevinden. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat er te veel personeel aanwezig is, omdat het in de zomer rustiger is. Dit is natuurlijk minder problematisch, want er liggen altijd wel klussen klaar die dan kunnen worden opgepakt.

Oplossingen zoeken, afspraken maken en communicatie

Als er in bepaalde periodes van de vakantie bezettingsproblemen zijn, probeer dit dan eerst door het personeel zelf op te laten lossen. Vaak komen ze er zelf wel uit. Je kunt ook aan parttimers vragen of zij misschien extra uren willen maken. Veelal zijn zij hier wel toe geneigd.

Pas als dit niet lukt, kom jij als werkgever in actie. Bepaal op basis van de afspraken die er liggen welke medewerker wel op vakantie kan op dat moment en welke niet. Het kan bijvoorbeeld de afspraak zijn, dat personeel met kinderen voorrang krijgen met het plannen van de vakantie in de zomer. Je kunt ook bepalen dat het per jaar rouleert. Let wel op dat dergelijke afspraken in de arbeidsovereenkomst zijn vastgelegd. 

Als laatste redmiddel heb je altijd ook nog de mogelijkheid om tijdelijk personeel in te huren. Als je de planning voor de vakantie rond hebt, deel hem dan ook met het personeel. Zo weet iedereen van elkaar wanneer men wel of niet is ingeroosterd.

Door FNG eu